Polityka ochrony danych osobowych

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka ochrony danych osobowych wyjaśnia, w jaki sposób mogą być przetwarzane dane osobowe osób korzystających ze strony kavamora.com, kontaktujących się z nami, składających zamówienia oraz korzystających z obsługi związanej z zakupami.

Dokument ma na celu przedstawienie w przejrzysty sposób zakresu i celów przetwarzania danych, możliwych podstaw prawnych, zasad przechowywania danych oraz praw osób, których dane dotyczą.

Zakres rzeczywiście przetwarzanych danych i stosowanych rozwiązań zależy od aktualnej organizacji działalności oraz konfiguracji technicznej strony. Informacje dotyczące konkretnych usług, narzędzi lub odbiorców danych powinny odpowiadać rzeczywistemu sposobowi ich wykorzystywania.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest podmiot, który faktycznie decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych w związku z działalnością strony i obsługą zamówień.

Na podstawie obecnie dostępnych informacji nie potwierdzono pełnej nazwy prawnej podmiotu będącego administratorem, jego danych rejestrowych ani innych formalnych informacji identyfikujących ten podmiot. Przed publikacją niniejszej Polityki należy uzupełnić i zweryfikować dane administratora zgodnie z rzeczywistą strukturą prawną i organizacyjną działalności.

Dane kontaktowe wykorzystywane do bieżącej komunikacji są wskazane w końcowej części niniejszego dokumentu.

3. Zakres i rodzaje przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania ze strony oraz zakresu składanych zamówień mogą być przetwarzane między innymi:

  • imię i nazwisko;

  • adres dostawy;

  • dane kontaktowe, w tym adres e-mail i numer telefonu;

  • informacje związane z zamówieniem;

  • informacje dotyczące płatności i transakcji;

  • informacje związane z dostawą;

  • informacje dotyczące zwrotów, refundacji i anulowania zamówień;

  • treść korespondencji prowadzonej w związku z obsługą klienta;

  • inne informacje przekazane dobrowolnie przez użytkownika, jeżeli są niezbędne do rozpatrzenia danej sprawy.

Zakres danych powinien być ograniczony do informacji odpowiednich i niezbędnych do określonego celu przetwarzania.

Nie należy przekazywać za pośrednictwem zwykłej wiadomości e-mail ani podczas rozmowy telefonicznej haseł, kodów PIN, kodów uwierzytelniających ani pełnego numeru karty płatniczej.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w zależności od konkretnej sytuacji w celu:

  • przyjmowania i obsługi zamówień;

  • podejmowania działań przed zawarciem umowy, na żądanie użytkownika;

  • realizacji zamówień i organizacji dostawy;

  • obsługi płatności związanych z zamówieniem;

  • obsługi pytań i kontaktu z klientem;

  • rozpatrywania wniosków dotyczących anulowania zamówienia, zwrotów i refundacji;

  • rozpatrywania reklamacji oraz innych spraw związanych z obsługą posprzedażową;

  • wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa;

  • ustalania, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, jeżeli ma to zastosowanie;

  • zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony;

  • realizacji innych celów, jeżeli wynikają one z konkretnej relacji z użytkownikiem lub z udzielonej przez niego zgody.

W zależności od celu przetwarzanie może opierać się między innymi na konieczności wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem, obowiązku prawnym, zgodzie osoby, której dane dotyczą, albo prawnie uzasadnionym interesie.

Nie każda podstawa prawna ma zastosowanie do każdego rodzaju przetwarzania. Właściwa podstawa jest ustalana w odniesieniu do konkretnego celu i okoliczności przetwarzania.

5. Przetwarzanie danych w związku z zamówieniami i obsługą klienta

W przypadku składania zamówienia dane mogą być potrzebne do jego przyjęcia, obsługi, realizacji płatności oraz organizacji dostawy.

Informacje związane z zamówieniem mogą być również potrzebne w późniejszym kontakcie dotyczącym jego statusu, anulowania, zwrotu, refundacji, reklamacji lub innych kwestii związanych z realizacją zakupu.

Podczas kontaktu z obsługą klienta możemy przetwarzać informacje przekazane przez użytkownika w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi lub rozpatrzenia przedstawionej sprawy.

Szczegółowe zasady dotyczące zamówień, płatności, dostawy, anulowania, zwrotów i refundacji wynikają z odpowiednich informacji i zasad dostępnych na stronie.

6. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie odpowiednim do danego celu i zgodnie z obowiązującymi zasadami.

W zależności od rzeczywistego sposobu realizacji usług odbiorcami danych mogą być odpowiednie kategorie podmiotów, takie jak:

  • podmioty uczestniczące w realizacji dostawy;

  • podmioty obsługujące płatności;

  • podmioty zapewniające wsparcie techniczne strony;

  • podmioty świadczące inne usługi niezbędne do realizacji określonego celu, jeżeli faktycznie są wykorzystywane;

  • właściwe organy publiczne, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Nie wskazujemy w niniejszej Polityce nazw konkretnych dostawców, ponieważ ich aktualna lista nie została potwierdzona. Przed publikacją należy zweryfikować rzeczywistych odbiorców danych oraz zakres powierzanych im czynności.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Samo wskazanie adresu kontaktowego poza Europejskim Obszarem Gospodarczym nie przesądza o tym, czy dane osobowe są faktycznie przekazywane poza EOG.

Rzeczywiste miejsce przetwarzania lub przechowywania danych, lokalizacja wykorzystywanych usług oraz ewentualne przekazywanie danych do państw trzecich powinny zostać ustalone na podstawie faktycznej organizacji działalności i używanych rozwiązań technicznych.

Jeżeli dochodzi do przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, przekazanie takie powinno odbywać się z zachowaniem wymogów przewidzianych w obowiązujących przepisach dotyczących transferów danych poza EOG.

Na obecnym etapie nie wskazujemy konkretnego państwa, miejsca przechowywania danych ani konkretnego mechanizmu transferu, ponieważ informacje te nie zostały potwierdzone.

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres odpowiedni do celu, w jakim zostały zebrane i przetworzone.

Okres przechowywania może zależeć między innymi od:

  • czasu potrzebnego do realizacji zamówienia lub innego celu przetwarzania;

  • obowiązków wynikających z przepisów prawa;

  • konieczności rozpatrywania reklamacji, sporów lub roszczeń;

  • czasu trwania relacji z użytkownikiem;

  • okresu, na jaki udzielono zgody, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie.

Po upływie odpowiedniego okresu dane powinny zostać usunięte, zanonimizowane albo podlegać dalszemu przechowywaniu wyłącznie wtedy, gdy istnieje ku temu odpowiednia podstawa prawna.

Nie wskazujemy konkretnych terminów przechowywania dla poszczególnych kategorii danych, jeżeli nie zostały one wcześniej zweryfikowane.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

W zakresie przewidzianym przez obowiązujące przepisy osoba, której dane dotyczą, może mieć w szczególności prawo do:

  • uzyskania dostępu do swoich danych osobowych;

  • uzyskania informacji o sposobie ich przetwarzania;

  • sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych;

  • żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem;

  • żądania ograniczenia przetwarzania;

  • przenoszenia danych, jeżeli spełnione są wymagane warunki;

  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, jeżeli przysługuje ono na podstawie właściwych przepisów;

  • wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;

  • uzyskania informacji dotyczących zautomatyzowanego podejmowania decyzji lub profilowania, jeżeli takie przetwarzanie ma zastosowanie;

  • wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

Zakres i sposób wykonywania poszczególnych praw zależą od podstawy prawnej oraz okoliczności konkretnego przetwarzania. Nie wszystkie prawa mają zastosowanie w każdej sytuacji.

10. Wycofanie zgody i prawo do sprzeciwu

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, użytkownik może wycofać zgodę w zakresie, w jakim jest to prawnie dopuszczalne.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Jeżeli istnieje inna podstawa prawna przetwarzania, określone dane mogą być nadal przetwarzane w zakresie wynikającym z tej podstawy.

W przypadkach przewidzianych prawem użytkownik może również wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych.

Sposób realizacji żądania powinien odpowiadać rzeczywiście dostępnym kanałom kontaktu. Nie wskazujemy konkretnego formularza, przycisku ani ustawienia konta, jeżeli takie rozwiązanie nie zostało potwierdzone.

11. Pliki cookie i podobne technologie

Strona może wykorzystywać pliki cookie i podobne technologie w zakresie wynikającym z jej aktualnej konfiguracji.

W zależności od przeznaczenia mogą one wspierać podstawowe działanie strony, funkcje związane z korzystaniem z serwisu, zapamiętywanie określonych ustawień albo analizę sposobu korzystania ze strony, jeżeli odpowiednie technologie są faktycznie wykorzystywane.

Pliki cookie, które nie są niezbędne do działania strony, mogą wymagać zgody użytkownika, zależnie od ich celu i obowiązujących przepisów.

Szczegółowe informacje dotyczące plików cookie, ich możliwych kategorii oraz sposobów zarządzania nimi znajdują się w odrębnej Polityce plików cookie.

Nie wskazujemy konkretnych nazw plików cookie, narzędzi analitycznych, platform reklamowych, dostawców ani okresów przechowywania, jeżeli nie zostały one zweryfikowane na podstawie rzeczywistej konfiguracji strony.

12. Bezpieczeństwo danych

Podejmowane powinny być odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub innym niezgodnym z prawem wykorzystaniem.

Zakres stosowanych środków powinien odpowiadać charakterowi danych, celom ich przetwarzania oraz związanym z tym ryzykom.

Nie składamy zapewnień o absolutnym bezpieczeństwie danych ani nie wskazujemy konkretnych technologii, certyfikatów lub systemów bezpieczeństwa, jeżeli nie zostały one potwierdzone.

13. Dobrowolność podania danych

Podanie niektórych danych osobowych może być niezbędne do realizacji określonego celu, na przykład obsługi zamówienia, organizacji dostawy, odpowiedzi na zapytanie lub realizacji obowiązku prawnego.

W przypadku danych, których podanie nie jest niezbędne do danego celu, ich przekazanie może być dobrowolne.

Zakres danych wymaganych od użytkownika zależy od konkretnej sytuacji oraz rzeczywistego procesu obsługi. Nie wszystkie informacje mogą być wymagane w każdym przypadku.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Na podstawie obecnie dostępnych informacji nie potwierdzono prowadzenia przez stronę zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne lub podobnie istotnie wpływającego na użytkownika ani stosowania profilowania w takim zakresie.

Jeżeli w przyszłości takie rozwiązania zostaną zastosowane, informacje dotyczące ich charakteru, zakresu, znaczenia i przewidywanych konsekwencji powinny zostać odpowiednio przedstawione zgodnie z obowiązującymi przepisami.

15. Skargi i ochrona praw

Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uzna, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z obowiązującymi zasadami, może w pierwszej kolejności skontaktować się z administratorem i przedstawić swoje żądanie lub zastrzeżenia.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego. W Polsce organem nadzorczym w zakresie ochrony danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Skorzystanie z prawa do złożenia skargi nie wyłącza innych środków ochrony prawnej przewidzianych przez obowiązujące przepisy.

16. Zmiany w Polityce ochrony danych osobowych

Niniejsza Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian dotyczących sposobu prowadzenia działalności, procesów przetwarzania danych, funkcjonalności strony, stosowanych rozwiązań technicznych lub obowiązujących przepisów.

W przypadku istotnych zmian treść dokumentu powinna zostać odpowiednio dostosowana do rzeczywistych zasad przetwarzania danych.

Nie wskazujemy daty wejścia w życie, numeru wersji ani historii zmian, ponieważ informacje te nie zostały określone.

17. Kontakt w sprawach ochrony danych

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się za pomocą następujących danych:

E-mail: customer@kavamora.com
Telefon: +81 88-617-3058
Adres: 日本徳島市,徳島県八万町大坪26-7, 770-8079
Godziny pracy: poniedziałek–piątek, 09:00–17:00

Strona internetowa: kavamora.com

Przed publikacją niniejszego dokumentu należy zweryfikować w szczególności tożsamość i dane prawne administratora, rzeczywiste cele oraz podstawy przetwarzania, listę odbiorców danych, ewentualne transfery poza EOG, okresy przechowywania oraz faktycznie stosowane rozwiązania techniczne. Pozwoli to zapewnić zgodność dokumentu z rzeczywistym sposobem przetwarzania danych osobowych.